“Uiteindelijk levert dit juist tijd op”

Het is 7 april. Vandaag staat de ‘warming up’ voor de Planning Tweedaagse op het programma. De teams uit de IV-organisatie – IV staat voor informatievoorziening – zijn hier namelijk voor de zogenaamde ‘Inspect & Adapt’-middag. Letterlijk vertaald: inspecteren en aanpassen. Vrij vertaald: terugblikken op de vorige periode. Meteen een mooi voorbeeld van verbeteren op basis van feedback, want na de vorige Planning Tweedaagse gaven deelnemers aan dat daar te weinig tijd voor was. Daarom is Inspect & Adapt nu voor het eerst op een ander tijdstip.

Waarde toegevoegd

De agile werkwijze maakt het mogelijk om snel en slim in te spelen op veranderende omstandigheden én feedback. En daarmee is het voor de IV-organisatie bij uitstek de werkwijze om de Ambitie 2025 te realiseren. Karin van Ooijen is als agile coach blij met de opkomst van ongeveer 150 medewerkers, verdeeld over zo’n 30 teams. “Niet eens zo lang geleden lieten de teams tijdens Inspect & Adapt even snel aan de academiedirecties zien wat ze hadden opgeleverd. Nu hebben de teams alle tijd om te presenteren welke waarde ze hebben toegevoegd voor studenten en medewerkers. En of ze hun doelen hebben bereikt. Maar ook: hoe de samenwerking met andere teams is geweest én kan worden verbeterd. Niet alleen academiedirecties zijn welkom, maar alle stakeholders, zoals gebruikers.”

Een van de aanwezige teams is dat van Robert van Enschot. Hij is Product Owner van het waardeteam Studentenadministratie binnen de waardestroom Financiën. Robert vertelt over de nieuwe webshop van Avans, sinds een paar uur online. “Bij Avans zijn veel geldstromen, naast de betalingen van het collegegeld. Denk aan studiereizen, introkampen en licenties. We stuurden studenten altijd een factuur voor dit soort zaken, die niet altijd werd betaald. In de webshop kunnen studenten vóóraf betalen. Ze kunnen er eigenlijk alles afrekenen, behalve het collegegeld. Veel makkelijker voor studenten én beter voor ons: zo weten we zeker dat deze diensten netjes worden betaald.”

De juiste dingen doen

Een week later, 14 april. Het is de tweede dag van de Planning Tweedaagse. Wat wordt onze gezamenlijke missie voor de komende onderwijsperiode? Die vraag staat vandaag centraal. Alle teams zijn weer bijeen, deze keer om hun werkzaamheden voor periode 4 te plannen én onderlinge afhankelijkheden in kaart te brengen. De wensen van de stakeholders vormen een belangrijk uitgangspunt voor de planning. Het face-to-face-contact en de transparantie tijdens deze bijeenkomst moeten zorgen voor een betere samenwerking. Tussen de teams onderling, maar ook tussen de IV-organisatie en de academies en diensteenheden.

Nander Fransen maakt deel uit van het waardeteam Ontwikkelen Onderwijs, als software developer van de applicaties AvansStudyPath en AvansEduPlatform. Hij moest wennen aan het concept van de Planning Tweedaagse, geeft hij toe. “Het voelde alsof ik 2 dagen van mijn tijd als developer moest inleveren. Maar uiteindelijk levert dit ons alleen maar tijd óp. We werken in zogenaamde sprints van 2 weken, waardoor we vooral met de korte termijn bezig zijn. Deze tweedaagse dwingt ons om verder vooruit te kijken. Zo weten we zeker dat we straks de juiste dingen doen. En het persoonlijke contact met de andere teams levert heel veel op. Zo signaleren we eventuele risico’s en afhankelijkheden bijvoorbeeld veel sneller.”

Laura Graat, scrummaster van het team webontwikkeling, sluit zich daarbij aan. “Het is belangrijk om elkaar te leren kennen, zodat je collega’s van andere teams weet te vinden. Niet alleen als er brand uitbreekt.” Het agile werken is bij Avans nog relatief nieuw. “En juist daarom is deze tweedaagse zo waardevol”, vindt ze. “Je kunt leren van andere teams. Als je alleen maar via Teams of e-mail communiceert, heb je daar helemaal geen gevoel bij. En er zijn bijvoorbeeld ook collega’s van academies en ondersteunende diensten. We lopen hier zo naar onze opdrachtgevers toe, als het nodig is. En andersom. Niet alleen heel handig, ook heel leuk. Zeker na die vervelende coronaperiode.”

Geen tijd te verliezen

Wat hebben de docenten en studenten er nu precies aan dat iedereen hier bij elkaar is? Laura: “Dat is de afgelopen 2 dagen heel duidelijk geworden. Neem nou de clustering van de academies. In het nieuwe studiejaar werken de voltijdopleidingen in een nieuwe indeling. Het komt erop neer dat er academies worden samengevoegd. Dat heeft natuurlijk ook gevolgen voor de systemen. Deze 2 dagen hebben de teams achter deze systemen de uitgelezen mogelijkheid om onderlinge afhankelijkheden en risico’s af te stemmen. Met elkaar en met de opdrachtgevers. Zo zorgen we samen voor een soepele overgang naar de nieuwe indeling.”

“De Ambitie 2025 is gigantisch”, weet Laura. “Dat betekent dat we geen tijd te verliezen hebben. Dagen als deze zijn superbelangrijk om de neuzen dezelfde kant op te krijgen, knelpunten vroegtijdig aan te pakken en zo snelheid te blijven maken. Maar de ambitie vraagt ons ook om keuzes te maken. En dat is precies wat we hier doen: we bepalen onze prioriteiten.”

Oproep aan academies

Ron Tenge is als directeur van het Leer- en Innovatiecentrum (LIC) regisseur van de waardeketens Onderwijs en Onderzoek. Hij kijkt aan het einde van de middag vol enthousiasme terug op de tweedaagse, al twijfelt hij over de haalbaarheid van de planning. “Ik heb gezien dat alle deelnemers enorm loyaal aan Avans, de Ambitie 2025 en hun collega’s zijn. Maar misschien zijn we daarom met z’n allen net iets te optimistisch en leggen we de lat voor onszelf te hoog.”

Om het perspectief vanuit ‘het onderwijs’ te verbinden met dat van de IV-medewerkers, deden academiedirecteur René Bosma en docent Michiel Smits tijdens de Planning Tweedaagse hun verhaal. Toch doet Ron een oproep aan de academies. “Elke minuut die de teams investeren, komt het onderwijs ten goede. Daarom roep ik de academiedirecties op om de volgende keer in groten getale naar de Planning Tweedaagse te komen. Niet alleen om de teams aan te moedigen, maar zeker ook om de prioritering te beïnvloeden. Dit is hét moment om te laten horen wat er nodig is in het onderwijs en onderzoek.”