Extra tijd voor ontwikkeling van applicaties

“Want om alle informatie in de systemen te krijgen, moet die informatie wel aanwezig zijn. Anders kun je er letterlijk niet op bouwen. Zoals de informatie van het nieuwe toetsbeleid als onderdeel van het examenprogramma. Het College van Bestuur heeft dat begin juli goedgekeurd. Vanaf die datum konden we daarmee aan de slag. Maar het lukt nu niet om de keten compleet te krijgen voor september 2024.”

Vertragen

Carla is verantwoordelijk voor het realiseren van een integraal proces- en applicatielandschap voor het modulaire onderwijs. Ze zorgt ervoor dat de keten van onderwijsprocessen vloeiend verloopt en dat de applicaties samen een integraal applicatielandschap vormen. Dat is een belangrijke voorwaarde om flexibel onderwijs te faciliteren.

“Het valt niet altijd mee om alles vloeiend te laten verlopen”, vertelt Carla. In augustus zag ze wel hobbels aankomen, maar in oktober werd duidelijk dat de druk te hoog werd om het applicatielandschap integraal compleet te hebben voor september 2024, de datum dat Avans start met modulair onderwijs.

“Het CvB heeft de knoop doorgehakt en het besluit genomen om schooljaar 2024 - 2025 het modulaire onderwijs nog volledig te ondersteunen met Osiris”, legt Carla uit. “We werken bij Avans met een cyclus van 1 studiejaar, dus vanaf september 2025 wordt het modulaire onderwijs ondersteund vanuit het integrale applicatielandschap zoals we dat voor ogen hadden. Uiteraard gaan we in studiejaar 2024 - 2025 wel met bepaalde functionaliteiten live in de vorm van pilots.”

“Toch heeft deze vertraging ook zo zijn voordelen. Er zit minder tijdsdruk op, waardoor er meer rust en ruimte is voor het ontwikkelen en doorontwikkelen van onze applicaties. Bovendien krijgen medewerkers meer tijd om aan het nieuwe systeem te wennen en zich de functionaliteiten meer eigen te maken.”

Hapklare brokken in plaats van 1 big bang

“We creëren nu dus een waardevol tussenjaar. Daarin hebben we de ruimte om onze applicaties nog meer uit te werken en te verbeteren, zodat ze functioneler en gebruiksvriendelijker worden. Na dat jaar moet het natuurlijk wel live staan, omdat studenten vanaf september 2025 hun eigen modules kunnen kiezen. Maar we gaan al eerder met academies aan de slag om bepaalde functionaliteiten te testen. Daarmee halen we gebruikerservaringen en -behoeften op, waar wij weer van leren en het beter maken voor de academies die later aansluiten. Deze agile manier van werken geeft je dat voordeel, dus verbeteren in kleine hapklare brokken in plaats van in 1 keer met 1 grote big bang.”

Stapsgewijs via een roadmap

“Om academies op de hoogte te houden, leg ik alles ook vast in een roadmap. Zo krijgen ze inzicht in wanneer en wat er allemaal op ze afkomt. Dus wanneer komt welke functionaliteit live? En wat moeten zij er op dat moment mee? Dat geldt niet alleen voor de academie als geheel, maar ook op doelgroep-niveau. Want de academiebureaumedewerker heeft soms een andere functionaliteit nodig dan een docent. Dan kunnen we ook afstemmen of en welke trainingen er voor nodig zijn. Zo nemen we stakeholders stapsgewijs mee in elke verandering.”

De weg door de systemen

Carla legt uit hoe het nieuwe applicatiesysteem ook alweer in elkaar zit: “Studenten schrijven zich in voor een opleiding via het Student Informatie Systeem Osiris. Vervolgens ontwikkelen de docententeams de blauwdruk voor de modules in AvansEduPlatform (AEP). Vandaaruit publiceren ze de modules en toetsen naar AvansStudyPath (ASP), waar studenten alle info vinden over de modules en toetsen en zich daarvoor kunnen inschrijven. Hun resultaten zien ze in AvansStudyResults (ASR). Na het afronden van hun opleiding schrijven ze zich weer uit via Osiris.”

“We gebruiken Osiris dus aan het begin en aan het einde van de keten. De door ons gebouwde 3 applicaties zitten daar tussenin: AEP, ASP en ASR. Die zijn afhankelijk van elkaar. En het is juist die keten die we niet klaar krijgen voor september 2024. En de bottleneck zit ‘m in de implementatie en integratie van het toetsbeleid, een heel belangrijk onderdeel van ASR dat ook een afhankelijkheid heeft met AEP en ASP.”

Voorop lopen

“In het huidige systeem gebruiken we alleen Osiris. De applicaties die wij wilden om flexibel onderwijs te kunnen aanbieden, waren op de markt nog niet beschikbaar. Er bestond niet 1 applicatie waarin je alles kunt bundelen. De enige manier was om het helemaal zelf te bouwen. Dat doen we al een paar jaar. We lopen als Avans voorop in deze ontwikkeling, maar het heeft dus als nadeel dat er in de markt nog geen oplossingen beschikbaar zijn en je zelf het wiel moet uitvinden. Dat kost tijd. En die tijd creëren we nu met een waardevol tussenjaar, waarin we nog volledig gebruikmaken van Osiris.