Teamontwikkeling op de rit

Maar wat is zelforganisatie? Ellen, Ines en Elsebeth geven antwoord: “Zelforganisatie is wanneer leidinggevenden een kader aangeven waarbinnen teams zich zelfstandig mogen ontwikkelen. Dat je als team meer autonomie krijgt. Dat je inzicht krijgt waar jij nou precies warm voor loopt. Waar je energie van krijgt. Waar kun jij je talenten kwijt en je ontwikkelwens? Als je team goed gebalanceerd is, kun je hard gaan met elkaar. En dan heb je meer werkplezier, meer werkgeluk, meer verbondenheid en dat gunnen we iedereen.”

Animo

Ellen: “Omdat we verdieping wilden in zelforganisatie zochten we daar een training bij. Die vonden we bij DP&O. Alleen het aantal aanmeldingen was zo laag dat ze het trainingsaanbod cancelden. Raar als je bedenkt dat we bij Avans zelforganisatie hebben gekozen als de manier van werken. Dan zou er toch voldoende animo voor moeten zijn. Onze behoefte was in ieder geval groot.” Elsebeth beaamt dat.

“Ik sloot later aan als portefeuillehouder teamontwikkeling” vertelt Elsebeth. Als relatieve nieuwkomer was het best nog even zoeken. Wat is mijn rol en hoe verhoudt zich dat tot zelforganisatie? En welke verantwoordelijkheden horen daarbij?” Ook als je geen nieuwkomer bent loop je daar tegenaan, vertelt Ellen. “In 2021 hadden we ineens te maken met een hoge instroom van studenten. Geweldig natuurlijk, maar dat betekende ook dat we nieuwe medewerkers moesten aannemen. Maar hoe doe je dat dan? In welk team breng je ze onder? Op welke wijze moeten we ze onboarden? We hebben dat met elkaar als team besproken. Dat was erg tof, maar doen we dit goed? Kunnen we hierin verbeteren? Ook hierin zijn we steeds meer zelforganiserend.” “Zonder op de stoel van HR te gaan zitten”, vult Elsebeth aan. “We zijn geen HR-mensen, we zijn ook niet de leidinggevende van onze collega’s.” Ines: “Dat blijft een terugkerend thema. Als wij iets met elkaar oppakken, dan moeten we ons altijd de kritische vraag stellen is dit onze rol? Past dit bij onze rol en bij hoe wij onderdeel willen zijn van ons team? “Het schuurt soms aan expertise die je niet hebt” vult Ellen aan. “We zijn natuurlijk allemaal docenten en hebben geen HR-opleiding. Je probeert het goed te doen, maar doe je dat dan ook?”

Vanuit die behoefte aan verdieping zijn 7 portefeuillehouders Teamontwikkeling met elkaar om tafel gegaan. Van de directie kregen zij budget voor scholing. Van DP&O mogelijke partijen waar ze uit konden kiezen. Ze hoefden er niet lang over na te denken, want unaniem kozen ze voor Thijs Rijnbergen van Mensen in bedrijf. Dat bleek een schot in de roos.

Elsebeth: “Thijs leverde echt maatwerk en zorgde voor voldoende ruimte in het programma. Als onze behoefte veranderde tijdens de 3 trainingsdagen, dan was daar ruimte voor en werd het programma aangepast. Via verschillende werkvormen en opdrachten leer je veel over jezelf en over je team. De een pakt gelijk het voortouw, de ander is wat meer volgzaam.” Ellen voegt toe: “Dat was inderdaad heel inspirerend. Via opdrachten als de Spaghetti Challenge leer je veel over hoe je communiceert. Waarom pakt iemand een rol op de achtergrond? Waarom zegt iemand niets? Het komt voor dat iemand zich gepasseerd voelt of dat iemand wel veel zegt, maar nauwelijks naar diegene geluisterd wordt. Dat maak je allemaal mee en bespreek je na de opdracht met elkaar.”

Spaghetti Challenge

De Spaghetti Challenge, ook wel De Marshmallow Challenge, is een teambuildingsactiviteit waarbij teams strijden om het hoogste vrijstaande bouwwerk te maken van 20 stokjes spaghetti, 1 meter plakband, 1 meter touw en een marshmallow. Deze activiteit legt de nadruk op het vermogen tot communicatie, samenwerking, innovatie en het oplossen van problemen.

Elsebeth: “De Spaghetti Challenge zegt ook veel over hoe resultaatgericht je bent, hoe hoog je de lat legt. Letterlijk en figuurlijk. Sommigen vinden een lager bouwwerk voldoende, als het maar stevig genoeg is. Anderen streven naar het hoogste bouwwerk. Je reflecteert op elkaar, maar het gaat vooral om het geven van feedback. Je geeft elkaar feedback over de rol die diegene pakt. De een vond dat wat makkelijker dan de ander.” Ines: “Dat heeft ook te maken met hoe goed we elkaar kennen. Als je een nieuwe collega bent en nog geen vast contract hebt, dan laat je vaak niet het achterste van je tong zien. Dan kun je daardoor wat terughoudender zijn. Maar deze leergang gaf ons wel tools voor een stap naar een opener en veiliger cultuur.”

Check-in

“Een andere opdracht om veel over je team en jezelf te leren is de Check-in” vertelt Elsebeth. Een hulpmiddel om het teamgevoel te versterken, door aan het begin van een meeting even te checken hoe iedereen erbij zit. Dat doe je bijvoorbeeld door een vraag te stellen over hoe je jezelf beschrijft als je het weer bent. Zoals een zonnetje, of wat bewolkt met een regenbuitje. Of dat je aangeeft welk rapportcijfer je jezelf op dat moment geeft.”

Tijdens de Check-in delen mensen ervaringen en meningen waardoor je een idee krijgt over hoe het team erbij zit. Is er veel emotie, energie of vermoeidheid? Hebben de deelnemers er zin in, is de werkdruk hoog? Een Check-in geeft ruimte om je opener en kwetsbaarder op te stellen.

Het stokje doorgeven

Ellen: “We hebben veel geleerd tijdens de training van Thijs. En dat brengen we ook weer over op collega’s. Eigenlijk hebben wij de leergang ontwikkeld waar andere opleidingen weer mee verder kunnen. We geven graag het stokje door.” “Het helpt dat je je eigen ervaring meeneemt om het anderen te laten ervaren” vult Ines aan. “Zeker omdat jezelf ervaren hebt wat de voordelen ervan zijn. Je wilt ook een voorbeeldfunctie hebben als je wilt dat er een opener feedbackcultuur is, en dan zijn wij degenen die onze nek uit moeten steken. En ook iemand durven aanspreken op iets wat minder goed gaat, maar wel op een constructieve manier.” Ellen: “Omdat we de Spaghetti Challenge zo positief ervaren hebben wilden we dat ook meenemen naar het team. Dat was heel tof. We hebben een tweedaagse georganiseerd over teamontwikkeling waarbij onze collega’s ook aan de slag gingen met de Spaghetti Challenge. Dat was erg effectief en leerzaam. Je merkt dat het niet alleen de teams ingaat, maar dat het ook de samenhang versterkt.”

Tips voor collega’s

Ellen: “Bepaal eerst de rollen voordat je aan de slag gaat. Daarna is het belangrijk dat je continu afstemt met je team en dat je niet een soort eliteclubje wordt dat wel even over het team gaat beslissen. Je hebt een faciliterende rol en geen besluitvormende rol.” Elsebeth: “Ken je team en weet wie ze zijn, niet als docent, maar als persoon. Dat zorgt voor verbinding en kan teamontwikkeling naar een hoger plan tillen.” Ines: “Benoem positieve dingen. Onderschat de kracht van complimenten niet.”