Betrokkenheid en nazorg voor succesvolle implementatie Hireserve

Dit voorjaar is een nieuwe online module voor het werven en aannemen van nieuwe Avans medewerkers geïntroduceerd, Hireserve. Het implementeren van zo’n online recruitmentmodule is een behoorlijke klus. En heel belangrijk: na de live-gang is het projectteam doorgegaan.

Hireserve is een digitaliseringsproces waar ruim een jaar heel intensief aan gewerkt is door een Avans projectteam onder leiding van product owner Corry Aarts. Er komt veel bij kijken. Behoeftes inventariseren, leveranciers selecteren en inrichten. Na de live-gang hield het echter niet op. Om betrokkenen intern te trainen, aan de hand te nemen en direct vragen te beantwoorden is er het nazorgteam. En dat is wezenlijk! Het zorgt ervoor dat medewerkers niet ‘terugvallen’ in oude gewoontes, maar het nieuwe systeem echt gaan uitproberen. Natuurlijk is het allemaal even wennen. Maar als je weet, dat er een nazorgteam is waar je terecht kunt, is dat toch echt een zorg minder!

Even voorstellen, 3 kanjers uit het nazorgteam

Het nieuwe recruitmentsysteem – Hireserve – is efficiënt en effectief. Maar zoals met elk nieuw systeem staat of valt het met tevreden gebruikers. Sanne Wouters, Mandy de Jong en Dagmar Kallen maken deel uit van het nazorgteam. Zij maken alle betrokken intern wegwijs in het systeem, lossen eventuele problemen op, beantwoorden vragen en bekijken vanuit alle feedback en ervaringen welke verbeteringen nodig en nuttig zijn.

Sanne (Personeelsconsulent bij Avans)

“We hebben management-assistenten en personeelsconsulenten bij Avans in februari training gegeven. Vanaf de live-gang begin maart was er daarnaast veel support ‘on the job’. Een nieuwe vacature? Een mooi moment om meteen samen het hele proces te doorlopen. Hoe plaats je een vacature? Hoe reageer je? Het is belangrijk, dat betrokkenen weten hoe ze deze acties in het systeem uitvoeren. Natuurlijk hebben we een uitgebreide pagina met uitleg op iAvans, maar het ‘live’ meekijken is gewoon fijn en neemt eventuele onzekerheid over het systeem sneller weg.” 

Mandy (verantwoordelijk voor HR-instroom bij DP&O)

“Ik merkte een wereld van verschil in werken vóór 3 maart en ná 3 maart. Waar we eerst talloos veel excel-lijsten hadden, was de data en het proces nu ‘ineens’ online. Binnen HR-instroom waren we eerst vooral bezig om te zorgen dat alle data op de juiste plek kwam te staan. Nu is de focus veel meer op monitoren komen te liggen. Als nazorgteam ontvingen we in de eerste periode veel vragen en wensen van medewerkers. We hebben structureel nazorgoverleg om alle feedback te bespreken. Heel fijn, omdat we alle drie veel dezelfde soort vragen binnenkregen. Dan kun je dit samen bekijken en besluiten wat relevant is en wat je doorzet naar de leverancier om aan te passen. Er blijven veel vragen komen, dus is het erg belangrijk dat we hier nu mee doorgaan. Vanaf het begin af aan was dit ook de boodschap vanuit alle betrokken. Ja, we willen dit proces graag veranderen. Maar neem ons mee, zodat we er niet alleen voor staan. Ons doel is dat medewerkers het systeem veel gebruiken én met plezier gebruiken. En het is super om te constateren dat deze groep steeds groter wordt.”

Dagmar (functioneel beheerder van applicatie)

“Ik was vanaf het begin betrokken bij dit traject en heb me in eerste instantie veel bezig gehouden met het installeren en inrichten van Hireserve. Ik regelde de autorisaties en had natuurlijk veel contact met de leverancier. Zo’n live-gang is niet niks en in eerste instantie ben je vooral bezig met het oplossen van praktische problemen. Het is op zo’n moment ook nog niet helemaal duidelijk wat waaraan ligt en wie wat kan oplossen. Gaandeweg wordt dat steeds beter en makkelijker. Zeker in deze tijd van thuis werken is het erg fijn dat je veel kunt sparren met z’n drieën. Is dit handig? Hoe zou je dat aanpakken? Je komt van alles tegen en fungeert daarnaast als vraagbaak voor de organisatie. Het was heel mooi om te merken, dat medewerkers in de organisatie ons echt wisten te vinden en dat we vragen snel konden oplossen.

Het schakelen met de leverancier verloopt ook heel prettig. We krijgen snel antwoord op onze vragen. Daarnaast werken ze met een live chat, die voor iedereen toegankelijk is. We stimuleren medewerkers ook om deze chat in te zetten voor vragen. Je merkt nu dat het aantal vragen aan het nazorgteam minder en kleiner wordt. Stoppen met nazorg kan nog niet, dus we gaan we na de zomervakantie nog zeker even door. En we willen natuurlijk het systeem nog gaan verbeteren, zodat iedereen er nog prettiger in kan werken.”

Nazorg onderdeel van implementatie

In dit traject is het begeleiden van de organisatie dus echt onderdeel van de implementatie. Het doel van het nazorgteam was om mensen mee te nemen in het proces. Dit was ook de behoefte vanuit de organisatie: “Help ons ontwikkelen”. Dat is gelukt en is zeker in deze tijd iets om trots op te zijn!