Avans FlexPeople

Bij Avans werken veel medewerkers in vaste dienst. Daaromheen is er ook een grote flexibele schil. Denk aan ZZP-ers of promostudenten, die voor een bepaalde tijd een werkrelatie met Avans aangaan. Voor deze groep externen ontwikkelt Avans nu – in eigen huis - het nieuwe overkoepelende online systeem Avans FlexPeople.

Het lijkt zo simpel. Je gaat een bepaalde opdracht aan, er wordt een contract aangemaakt en je wordt uitbetaald. Prima als dat er aan de oppervlakte zo uitziet. Maar onder de motorkap spelen er veel complexe juridische processen, en systemen die aan elkaar gekoppeld moeten worden. In deze eerste versie van de applicatie Avans FlexPeople worden zoveel mogelijk van die processen bij elkaar gebracht: financieel, inkoop, hulpmiddelen, gebruikersaccounts, etcetera. De pilot van dit systeem is nu in volle gang. Dat betekent, dat er een interne groep van betrokkenen gaat onderzoeken wat werkt en wat niet werkt, en hoe ze het systeem en de processen ervaren. Sterker nog; ze mogen zelf aangeven wat ze willen ervaren, voordat ze ermee aan de slag gaan. Dat maakt het voor het implementatieteam van Avans FlexPeople extra spannend, want zij weten niet waar de groep mee komt. Die testgroep is overigens een dwarsdoorsnede van allerlei betrokkenen dwars door de organisatie heen: opleidingscoördinatoren, directies, management-assistenten, DP&O en externen.

Vereenvoudigen door te automatiseren

Avans FlexPeople is bedoeld om de – vaak administratieve - handelingen te vereenvoudigen door ze te automatiseren. Zo ‘denkt’ het systeem met je mee doordat controleslagen ingevoerd zijn. Gaat het om een ZZP-er? Dan wordt direct de link naar het KvK-systeem gelegd om dit te checken. Is er bijvoorbeeld een loonwet aangepast, waardoor een contract verandert? Het systeem geeft het straks aan, want wet- en regelgeving is geïmplementeerd. Inkooporders aanmaken? Dat verloopt nu vanuit Avans FlexPeople, waarmee ze geautomatiseerd in het gebruikelijke Proquro komen te staan. Webapps is straks verleden tijd. En ook met het betalingssysteem wordt een koppeling gelegd. Het voorkomt veel dubbel handwerk en gedoe voor medewerkers, die zich hiermee bezig houden. En het zorgt ervoor dat Avans ‘compliant’ is; dat je simpelweg gezegd voldoet aan de regels, die wettelijk gelden bij deze processen.

Avans FlexPeople Screenshots

Data koppelen

Een ander groot voordeel van de nieuwe applicatie is, dat data uit – voorheen – verschillende applicaties nu in één systeem bij elkaar zit. Dus kun je makkelijker en sneller iets doen met de gegevens. Van ‘klungelen in een Excel-sheetje’ naar juiste en up-to-date rapportages. En dat zorgt ervoor, dat je op een veel efficiëntere wijze relevante data krijgt voor stuurinformatie. Informatie op basis waarvan directies of leidinggevenden kunnen analyseren en besluiten nemen.

Regie

Naast vereenvoudiging en focus op data is er nog een derde, belangrijk voordeel van Avans FlexPeople: met deze applicatie zijn we straks meer ‘in control’. Niet alleen op basis van wet en regelgeving, maar ook doordat we exact op elk moment in beeld hebben wat onze verplichtingen zijn aan onze externen, hoeveel van de overeenkomsten al gerealiseerd is op basis van declaraties en facturen en welke inzet er gedurende een collegejaar is geweest.

Implementatie

De implementatie van Avans FlexPeople is in het voorjaar gestart met een pilot. Tijdens deze pilot zullen we met 2 academies de applicatie en de bijbehorende processen testen en waar nodig aanscherpen. Tegelijkertijd ontwikkelen we verder met onze partners Brainnet en Driessen om het inhuurproces bij deze partijen verder digitaal te ondersteunen. Ook zullen we na afloop van de evaluatie van de pilot, bepalen op welk tempo we andere academies op Avans FlexPeople aan sluiten